Für den Fahrer einer Baufirma begann die Woche wenig erfreulich. Er musste bei seinem Chef antreten, weil er zweimal fast hundert Liter Diesel getankt hatte. Und sein VW-Kastenwagen würde maximal 80 Liter aufnehmen, hieß es. Das betreuende Leasingunternehmen machte seinen Kunden auf die Diskrepanz aufmerksam.  Der große Bruder hatte aber überinterpretiert. Der Mitarbeiter hatte sich um das firmeneigene Stromaggregat gekümmert – und es nachweislich mit zum Tanken genommen. Er wollte sparen helfen.

Dass der Unterschied zwischen Fassungsvermögen und getankter Menge überhaupt aufgefallen ist, ist auf die Kostenprüfung des Fuhrparkmanagements zurückzuführen. Durch die Tankkarte des Autos waren die genauen Verbrauchsdaten elektronisch verfügbar. Da gingen beim Fuhrparkmanager automatisch die Lichter an, nachdem die Karte über Gebühr strapaziert worden war. Für den Unternehmer brachte der Vorfall zwei Erkenntnisse. Er kann sich auf seinen Mitarbeiter verlassen. Und das Kontrollsystem seines Fuhrparks funktioniert.

 

Elektronischer Dienstleister

Tankkarten zählen zu den unterschätzten Instrumenten der Kostenkontrolle. Sie machen Bargeldauslagen der Mitarbeiter für das Unternehmen überflüssig. Dabei können die Plastikkarten viel mehr als nur zahlen. Alfred Berger, Geschäftsführer von Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement, sieht den „Hauptvorteil in der Transparenz der Kosten. Alle Daten sind stundengleich über das Internet verfügbar“. Die Fahrer müssen nicht mehr mit Bargeld in Vorlage gehen und die Plausibilität der Ausgaben bleibt gewahrt.
Dazu kommt die direkte Übernahme der elektronischen Daten in die Firmenbuchhaltung. Keine Tankrechnung fällt mehr unter den Tisch.

Für die Firmen steht die Rabattdiskussion im Vordergrund: Sie wollen so günstig wie möglich Treibstoff tanken. Hier geben sich die Mineralölgesellschaften aber reichlich zugeknöpft. Die Nachlässe sind nach Mengenabnahme gestaffelt. Die ersten Angebote der Tankstellenbetreiber liegen in der Regel bei 0,03 Cent/Liter. Für absolute Großmengenabnehmer mit 50 Fahrzeugen und rund 100.000 Litern sind maximal 3 Cent pro Liter drinnen (~ 3%). Für Kleinabnehmer mit weniger als 10 Fahrzeugen laufen die Rabatte gegen null.

Die zwei Tankkartengesellschaften Routex und Shell/Esso setzen aber auf eine Reihe von Dienstleistungen, die die Firmenadministration erleichtern. Von der Karte werden Tunnelgebühren, Maut oder Fährenkosten ebenso abgebucht wie die Road-Pricing-Gebühren der Go-Box. Sehr nützlich, wenn auch mit Spesen belastetet: Die Gesellschaften bieten ihre Dienste auch bei der Rückholung der Mehrwertsteuer im Ausland an.

All diese Nettigkeiten passieren nicht ohne Preis. Die Gebühren für die Karten sind gestaffelt. Je mehr Dienstleistungen durch die Karte in Anspruch genommen werden, umso höher das Service-Fee. Diese sind Verhandlungssache und liegen zwischen 4 und 0,2%. Tankkarten, die über Leasingfirmen bezogen werden, sind meist von diesen Gebühren befreit. Dafür verlangen die Fuhrparkmanager einen Fixpreis für ihre Verwaltungsaufgaben. So kann es bei Kleinabnehmern schon passieren, dass die Kosten die Rabatte übersteigen. Zumal der volle Nachlass auf den Dieselpreis nur von der kartenausgebenden Mineralölfirma gewährt wird. Fährt man zu den anderen Partnern des jeweiligen Verbundes, gibt es nur die Hälfte des Rabatts.

 

Zwei-Klassengesellschaft

Den Markt für Tankkarten teilen sich in Österreich zwei große Verbundgesellschaften: Routex, in der sich OMV, BP, Aral, Agip (ENI) und Statoil zusammengefunden haben. Das Routex-Netz umfasst derzeit 20.000 Tank- und Akzeptanzstellen in 36 Ländern in ganz Europa.
Das euroShell-Card-System mit den Marken „Shell“ und „Esso“ und – als Diener zweier Herren – „Avanti“ spielt seine Netzstärken vor allem in Westeuropa aus. In 36 Ländern akzeptieren 20.000 Abgabestellen die Shellkarte. Die Unterschiede zwischen den beiden Anbietern sind selbst für Experten kaum auszumachen. Das ist wie bei Visa und MasterCard. Im Endeffekt entscheidet die Region, in der die Karten zum Einsatz kommen. Unternehmen, deren Autos vermehrt in Nord- und Osteuropa unterwegs sind, greifen zu OMV-Routex – hier spielt das OMV-Netz in den östlichen Nachbarländern seine Stärken aus. Wer eher Deutschland, Frankreich und das Vereinigte Königreich als Ziel im Auge hat, ist bei Shell besser aufgehoben.

 

Service bleibt Trumpf

Die Mineralölgesellschaften peilen mit den Tankkarten vor allem Großabnehmer an. Die Mindesteinstiegsmenge im B2B-Geschäft liegt bei 10.000 Litern pro Jahr, bei Karten von Fuhrparkmanagern entfällt die formelle Vorgabe.

Der Kunde muss seine Bedürfnisse definieren:
Die Tankkarten sind bei Routex wie bei Shell nach Modulen ausgebaut, die von reinem Tankbetrieb mit Mautfunktion (in Basisfunktion jeweils inkludiert) über Schmiermittel und Autowäsche bis zum Bezahlen von Waren in den Shops reichen. Fuhrparkmanager Alfred Berger: „Die Befugnisse hängen von der Einschätzung der Firma ab, welche Arbeiten am Auto von ihren Fahrern selbst erledigt werden sollen.“

 

Transparente Kosten

Für jeden Fuhrparkmanager ist eine Tankkarte Voraussetzung, um die Kosten der Flotte ohne großen Aufwand im Auge zu behalten. Bei jedem Tankvorgang muss der Fahrer mit seinem PIN-Code den Kilometerstand seines Fahrzeuges eintippen. Er kann sich über die Eingabeaufforderung zwar drüberschwindeln, wird aber im Wiederholungsfall vom Fuhrparkmanager zum Rapport zitiert. Denn diese Informationen erlauben den Controllern den genauen Überblick über den individuellen Verbrauch des Autos, die Serviceintervalle und die Jahreskilometerleistung. Als weiteres Service finden sich die elektronischen Sammelrechnungen, die für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer anerkannt werden und direkt in die Finanzbuchhaltung integriert werden können.

Eine große Erleichterung ist auch die Bezahlung der Mautkosten. Die Karte kann nicht nur an allen wichtigen österreichischen und europäischen Mautstellen gezückt werden, sondern es werden auch die Road-Pricing-Tarife in Österreich und in Deutschland bedient. Die Tankkarte fungiert gegenüber den jeweiligen Maut-Betreibern als Verrechnungskonto. Dabei gibt es die Zahlungsvariante des Post-Pay-Modus, bei dem zuerst die Kilometer konsumiert werden. Die Abbuchung erfolgt bei den Unternehmen erst am vereinbarten Zahlungsstichtag (15- oder 30-tägig). Bei dieser Vorgangsweise gehen die Tankkartengesellschaften in Vorlage, da die Asfinag das Geld taggleich auf ihrem Konto wissen will. Beim gegenteiligen Verfahren, dem Pre-Pay-Modus, müssen die Mautwerte wie bei einem Wertkartenhandy erst als Guthaben eingezahlt werden, um sie dann verbrauchen zu können. Daher bietet die OMV-Card das Bezahlen des Road-Pricings nur in der Pre-Pay-Variante an.

 

Mehrwertsteuer holen

Natürlich inkludieren sämtliche Rechnungen die Mehrwertsteuer – im In- und Ausland. Jenseits der heimischen Grenzen ist die Mobilisierung der Vorsteuer für den einzelnen Unternehmer mehr als aufwändig. Die entsprechenden Formulare müssen einzeln und in der jeweiligen Landessprache ausgefüllt werden. Für Besitzer von Shell-Card und BP-Plus-Card erledigt dies aufgrund der elektronischen Daten ein spezielles Rückerstattungsservice, das in den meis-
ten europäischen Ländern die Vorsteuern für den Kartenbesitzer gegen anteilige Gebühr auf Wunsch eintreibt. Wer beispielsweise in Ungarn um 500 Euro im Monat Diesel tankt, hat im Jahr ein Vorsteuerguthaben von rund 2.700 Euro angesammelt. Zu viel, um das Geld in Budapest liegen zu lassen.

 

Autor: Josef Ruhaltinger